Elke invordering moet starten met een kosteloze aanmaning of herinneringsbrief. Deze aanmaning moet de consument ook toestaan om deze informatie op te slaan zonder de mogelijkheid het te wijzigen. Bijvoorbeeld een brief, maar ook een e-mail, een SMS, etc.
Deze aanmaning moet bovendien een aantal specifieke vermeldingen bevatten. Dit betreft o.a.:
Na het versturen van de eerste aanmaning kan u van de consument geen intrest, kost of schadevergoeding claimen gedurende een termijn van 14 kalenderdagen.
Deze termijn van 14 dagen gaat in op de derde werkdag na verzending van de herinnering aan de consument. Indien de herinnering langs elektronische weg wordt verzonden, dan start de termijn reeds de kalenderdag na verzending van de aanmaning.
Als u van een consument nalatigheidsintresten wilt vorderen (hoger dan de wettelijke intrestvoet) en/ of een schadevergoeding wenst voor de kosten die zijn wanbetaling met zich meebrengen, moet dit uitdrukkelijk zijn voorzien in uw overeenkomst met de consument.
Zowel de hoogte van de intresten die u mag aanrekenen als de hoogte van het schadevergoedingsbedrag wordt door de wetgever strikt begrensd.
Het schadebeding moet bovendien wederkerig zijn. Dat wil zeggen dat de consument aanspraak moeten kunnen maken op eenzelfde schadevergoeding als de onderneming in gebreke blijft.
Als uw contract clausules bevat die de wettelijke grenzen overschrijden, riskeert u dat deze nietig worden verklaard en u geen schadevergoeding voor uw incassokosten zult kunnen vorderen.
Ook in het geval de onderneming haar verplichtingen inzake de eerste kosteloze aanmaning en wachttermijn van 14 dagen niet naleeft, wordt de consument van rechtswege vrijgesteld om een schadevergoeding te betalen voor de veroorzaakte incassokosten.
De wetgeving treedt in werking op 1 september 2023. Dit betekent dat de nieuwe regels zullen gelden voor elke overeenkomst die u vanaf die datum sluit. Dit betekent ook dat u tegen die datum uw algemene voorwaarden, modelbrieven en workflows in orde zou moeten hebben.
Voor bestaande overeenkomsten die verder lopen na 1 september 2023 gelden bijzondere overgangsregels. Voor die overeenkomsten zal de nieuwe regelgeving van toepassing zijn op wanbetalingen die ontstaan vanaf 1 december 2023.